Arrivée et départ d’un salarié : la checklist informatique

Qui déclenche et qui valide ?

Le processus commence par une information fiable : identité, date d’arrivée ou de départ, rôle, site et manager. Les RH transmettent l’événement selon l’organisation interne ; le manager valide les besoins ; l’équipe informatique prépare ou retire les accès. Une demande orale isolée est difficile à suivre et à vérifier.

Choisissez un canal unique, comme un formulaire ou un ticket. Il doit conserver les validations et les actions effectuées. Ne demandez pas à l’informatique de deviner les droits à attribuer en copiant ceux d’un collègue dont le rôle a évolué au fil des années.

Avant le premier jour : préparer et tester

• Attribuer un poste adapté au rôle et mettre à jour l’inventaire.
• Installer les applications nécessaires et vérifier les licences.
• Créer un compte nominatif et attribuer les groupes validés.
• Préparer les moyens d’authentification et leur remise.
• Vérifier les accès aux dossiers, à la messagerie et aux outils métier.
• Organiser la présentation des consignes et du support.

Le matériel peut être prêt sans que l’utilisateur puisse travailler. Testez donc le parcours complet, avec les responsables des applications si nécessaire. Un compte créé mais sans licence ou sans validation d’un éditeur peut bloquer la première journée.

Le jour de l’arrivée : rendre l’utilisateur autonome

Prévoyez un court temps d’accueil informatique. Il couvre l’ouverture de session, l’authentification multifacteur, le stockage des documents et le canal de support. Vérifiez aussi comment signaler un courriel suspect ou une perte d’équipement.

La remise initiale des accès doit utiliser une méthode adaptée. Un mot de passe partagé entre plusieurs arrivants ou diffusé dans une conversation de groupe complique la traçabilité. Le nouvel utilisateur doit connaître les étapes à suivre sans dépendre d’un collègue qui improvise.

Le départ : une séquence à coordonner

Moment	Décision ou action
Préparation	Valider l’heure de retrait et les dossiers à transmettre
Fin des accès	Bloquer les connexions et traiter les sessions selon les outils
Continuité	Transférer les responsabilités et vérifier les accès du repreneur
Matériel	Récupérer, contrôler et préparer la réaffectation
Clôture	Vérifier les applications restantes et actualiser l’inventaire

Ne supprimez pas immédiatement les données sans connaître les besoins de conservation et les règles internes. Les modalités d’accès aux messages et aux documents doivent être validées par les personnes compétentes. L’objectif opérationnel est de préserver la continuité sans maintenir inutilement le compte actif.

Les accès que l’on oublie souvent

Les applications souscrites directement par une équipe peuvent échapper à l’annuaire principal. Pensez aux outils de signature, aux réseaux sociaux professionnels, aux comptes fournisseurs, aux accès VPN et aux services de partage. Le départ d’un administrateur peut aussi nécessiter le changement de secrets partagés et des moyens de récupération.

Exemple illustratif : une responsable commerciale quitte l’entreprise, mais reste propriétaire d’un espace de partage externe. Bloquer sa messagerie ne règle pas la propriété de cet espace. La checklist doit demander au manager quels services étaient utilisés et qui doit en reprendre la responsabilité.

Une checklist vivante plutôt qu’un document oublié

Après chaque arrivée ou départ, notez les blocages. Si une licence manque régulièrement, adaptez le délai de commande. Si les comptes externes sont découverts au dernier moment, améliorez le recensement. Le processus doit évoluer à partir de ces écarts.

Notre guide onboarding et offboarding complète cette approche. Reliez-le à l’inventaire informatique pour suivre les mouvements de matériel et de responsabilités.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance prévenir l’informatique ?

Le délai dépend de la disponibilité du matériel et des validations. Convenez d’un délai interne réaliste et d’un traitement particulier pour les arrivées urgentes.

Un changement de poste doit-il déclencher la checklist ?

Oui, au moins sa partie accès. Les nouveaux droits doivent être accompagnés du retrait de ceux qui ne sont plus nécessaires. CWAM peut vous aider à organiser ce processus.