Arrivée et départ d'un salarié : la checklist informatique
Une arrivée réussie prépare le poste et les accès avant le premier jour. Un départ maîtrisé organise leur retrait et la continuité des dossiers. Voici la checklist complète, dans l'ordre, à partager entre les RH, le manager et l'informatique.
L’essentiel
- Un canal unique déclenche tout : un formulaire ou un ticket, jamais un message informel.
- Le manager valide les besoins ; l'informatique applique les droits à partir du rôle, pas en copiant un collègue.
- Le poste et les outils se testent avant l'arrivée, parcours complet compris.
- Un départ se prépare avant le dernier jour : boîte mail, fichiers et secrets partagés ne se rattrapent pas après.
Sommaire de l’article
Le premier jour d'un salarié dit beaucoup de l'entreprise : un poste prêt et des accès qui fonctionnent, ou une matinée passée à attendre. Le dernier jour compte autant, pour une autre raison : un compte resté ouvert ne se voit pas. Cette checklist couvre les deux, dans l'ordre où les choses se font.
Qui déclenche et qui valide ?
Les RH transmettent l'événement, le manager valide les besoins, l'informatique prépare ou retire les accès. Le tout passe par un canal unique qui garde la trace des validations.
- RH Identité, date, rôle, site, manager
- Manager Valide les besoins et les exceptions
- Informatique Prépare, teste, retire, prouve
Choisissez un formulaire ou un ticket : une demande orale isolée est difficile à suivre et impossible à vérifier. Et ne demandez pas à l'informatique de deviner les droits en copiant ceux d'un collègue dont le rôle a évolué au fil des années. La répartition détaillée des rôles est dans notre article arrivées et départs : ce que les RH peuvent arrêter de faire à la main.
Que préparer avant le premier jour ?
Tout ce qui permet de travailler dès la première heure, testé avant l'arrivée. Le matériel peut être prêt sans que l'utilisateur puisse travailler : un compte sans licence, ou sans validation d'un éditeur, bloque une journée entière.
- Attribuer un poste adapté au rôle et mettre à jour l'inventaire.
- Chiffrer le disque et installer les applications du rôle.
- Créer un compte nominatif et l'ajouter aux groupes validés.
- Affecter les licences depuis un catalogue tenu à jour.
- Préparer l'authentification à deux facteurs et sa remise.
- Vérifier les accès aux dossiers, à la messagerie et aux outils métier.
Que faire le jour de l'arrivée ?
Rendre la personne autonome en une demi-heure. Un court temps d'accueil informatique couvre l'ouverture de session, la double authentification, le rangement des documents et la façon de demander de l'aide.
- Ouvrir la session Et changer le mot de passe initial, avec le gestionnaire de mots de passe.
- Activer la double authentification Sur le téléphone de la personne, en sa présence.
- Montrer où ranger Les espaces d'équipe, et pourquoi pas le bureau du poste.
- Expliquer le support Comment demander de l'aide, signaler un courriel suspect ou une perte de matériel.
La remise des accès initiaux doit être nominative : un mot de passe partagé entre plusieurs arrivants, ou envoyé dans une conversation de groupe, complique la traçabilité dès le premier jour.
Comment organiser un départ ?
Comme une séquence coordonnée, préparée avant le dernier jour. L'objectif est de préserver la continuité des dossiers sans laisser le compte actif plus que nécessaire.
| Moment | Décision ou action |
|---|---|
| Préparation | valider l'heure de retrait, désigner qui reprend dossiers et messagerie |
| Avant le dernier jour | transférer les fichiers, convertir ou déléguer la boîte mail |
| Fin des accès | bloquer les connexions, fermer les sessions ouvertes |
| Matériel | récupérer, effacer, préparer la réaffectation |
| Clôture | libérer les licences, vérifier les applications restantes, mettre à jour l'inventaire |
Ne supprimez pas les données sans connaître les besoins de conservation et les règles internes : l'accès aux messages d'un salarié parti se décide avec les personnes compétentes, dans le respect de sa vie privée. La CNIL publie des repères sur les durées de conservation.
Quels accès oublie-t-on souvent ?
Ceux qui ne passent pas par l'annuaire principal. Ce sont eux qui survivent aux départs.
- Les outils souscrits directement par une équipe : signature électronique, gestion de projet.
- Les comptes fournisseurs et les espaces clients en ligne.
- Les réseaux sociaux professionnels de l'entreprise.
- Les accès VPN et les certificats installés sur le poste.
- Les espaces de partage externes dont la personne est propriétaire.
- Les secrets partagés qu'elle connaissait : à changer.
Exemple : une responsable commerciale quitte l'entreprise mais reste propriétaire d'un espace de partage externe. Bloquer sa messagerie ne règle pas la propriété de cet espace. La checklist demande donc au manager quels services étaient utilisés et qui doit en reprendre la responsabilité. Une authentification unique (SSO) réduit fortement ce risque, parce que fermer le compte principal ferme les applications rattachées.
Inventaire informatique : reprendre le contrôle de son parc
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance prévenir l'informatique ?
Dès la signature de la promesse d'embauche. Seul le matériel dépend vraiment d'un délai extérieur ; les comptes et licences se créent en quelques minutes.
Un changement de poste doit-il déclencher la checklist ?
Oui, au moins sa partie accès : les nouveaux droits s'accompagnent du retrait de ceux qui ne sont plus nécessaires.
Faut-il désactiver ou supprimer le compte d'un salarié parti ?
Le désactiver le jour du départ, puis le supprimer après la reprise des dossiers et selon les durées de conservation définies. La suppression immédiate rend la récupération laborieuse.
Que faire du téléphone professionnel ?
Le récupérer, l'effacer à distance si besoin, et transférer ou résilier la ligne. Une flotte gérée en forfait mobile rend ces gestes immédiats.
