Changer de prestataire informatique : ce qu'il faut récupérer avant de partir
Une reprise ne bloque presque jamais sur la technique. Elle bloque sur les accès : un compte administrateur détenu par l'ancien prestataire, un nom de domaine à son nom, des licences revendues depuis son compte, une clé de chiffrement jamais transmise. Tout se vérifie avant de résilier.
L’essentiel
- Ne changez pas sur un incident isolé : changez sur un motif structurel, comme l'absence d'inventaire ou de preuve de restauration.
- Huit éléments sont à récupérer, et ils se vérifient en se connectant, pas en demandant.
- Le RGPD vous laisse le choix entre suppression et restitution de vos données ; les accès techniques, eux, dépendent du contrat.
- Ce qui casse pendant une reprise est presque toujours périphérique : DNS, VPN, certificats, tâches planifiées, impressions.
Sommaire de l’article
Les guides pour choisir un prestataire informatique sont nombreux. Ceux qui expliquent comment en quitter un le sont beaucoup moins, alors que c'est la situation de la plupart des entreprises : elles ont déjà quelqu'un. Voici la méthode, y compris pour savoir quand il vaut mieux rester.
Quand faut-il changer de prestataire, et quand vaut-il mieux rester ?
Changez sur un motif structurel, jamais sur un incident isolé. Une panne mal gérée arrive à tout le monde. Changer coûte du temps interne, une période de flottement et une perte de connaissance du parc : ce coût ne se justifie que si le problème se répète par construction.
- Aucun inventaire : le prestataire ne peut pas dire combien de postes, quelles versions, quelles licences.
- Aucune preuve de restauration : les sauvegardes tournent, personne n'a jamais restauré.
- Des délais jamais écrits : « on passe dans la journée » n'est pas un engagement.
- Des accès non restituables : ce n'est plus une prestation, c'est une dépendance.
- Un refus d'écrire le périmètre : le flou profite toujours à celui qui facture.
Que faut-il absolument récupérer avant de partir ?
Huit éléments, et la question n'est pas « me les donnera-t-il » mais « sont-ils déjà à mon nom ». Dans beaucoup d'entreprises, la réponse est non pour au moins trois d'entre eux.
| Élément | Ce qu'il faut détenir | Ce qui bloque sinon |
|---|---|---|
| Microsoft 365 ou Google Workspace | un compte administrateur global sur une adresse de l'entreprise | aucune reprise possible : messagerie et annuaire en dépendent |
| Nom de domaine | le compte du bureau d'enregistrement et la zone DNS | impossible de rediriger messagerie et site |
| Licences et abonnements | souscrits au nom de l'entreprise | les licences s'arrêtent avec le contrat |
| Équipements réseau | les comptes du pare-feu, des bornes, du NAS | le réseau devient une boîte noire |
| Sauvegardes | l'emplacement, le compte et les clés de chiffrement | une sauvegarde indéchiffrable ne vaut rien |
| Certificats et comptes de service | certificats, comptes techniques des applications | expirations silencieuses après la bascule |
| Documentation | schéma réseau, adressage, inventaire, procédures | le travail est refait et refacturé |
| Contrats fournisseurs | opérateur, hébergeur, maintenance, à votre nom | engagements découverts après coup |
Les sauvegardes méritent un test, pas une déclaration. Demandez une restauration d'essai sur un dossier quelconque et regardez combien de temps elle prend et qui la réalise. La méthode est détaillée dans notre article sur le test de restauration.
Que dit le contrat sur le préavis et la réversibilité ?
Trois clauses décident de tout : le préavis, la réversibilité et le sort des données.
- Le préavis et la reconduction Durée, forme, date limite d'envoi. Notez la date avant toute autre démarche : un contrat à tacite reconduction se renouvelle si le préavis part un jour trop tard.
- La réversibilité Ce que le prestataire remet, sous quel format, dans quel délai, inclus ou facturé. Absente, elle se négocie au pire moment.
- Le sort des données Le RGPD impose au sous-traitant de supprimer ou de renvoyer les données personnelles au terme de la prestation, au choix du client.
Le détail des obligations d'un prestataire au regard du RGPD est dans notre article RGPD et prestataire informatique. Cette page décrit une pratique contractuelle courante ; elle ne constitue pas un avis juridique.
Comment se déroule une reprise, et qu'est-ce qui casse ?
En quatre temps, et le calendrier dépend des accès, pas de la technique. Quand le tenant, le domaine et les licences sont déjà au nom de l'entreprise, la reprise est surtout une passation documentaire.
- Inventaire Ce qui tourne, confronté à ce que dit l'ancien
- Accès Comptes au nom de l'entreprise, puis retrait des anciens
- Double supervision Quelques semaines qui révèlent les oublis
- Bascule Support transféré, restitution constatée
On ne coupe jamais un accès avant d'avoir vérifié qu'on entre avec le nouveau. Et ce qui casse est rarement le cœur du système : c'est la périphérie que personne n'avait documentée.
- Enregistrements DNS de messagerie modifiés sans surveillance de la propagation.
- VPN dont la configuration vivait sur le poste d'un technicien.
- Certificat qui expire trois semaines après la reprise.
- Tâches planifiées sous un compte de service au mot de passe inconnu.
- Imprimantes déclarées sur un serveur qu'on éteint.
- Sauvegardes qui écrivent encore chez l'ancien prestataire.
Quels signaux doivent alerter chez le prestataire suivant ?
Quatre refus, plus parlants que n'importe quelle référence client. Posez les questions au premier rendez-vous, avant de parler prix.
- Licences à son nom Il tient à revendre depuis son propre compte : c'est une dépendance construite.
- Pas de réversibilité écrite Un prestataire confiant n'a aucune raison de rendre la sortie difficile.
- Pas de contrat RGPD Il est obligatoire dès qu'un prestataire accède à des données personnelles.
- Reprise promise sans audit « On reprend tout en 48 heures » sans inventaire se tient en coupant des choses.
Un signal positif, à l'inverse : un prestataire qui commence par un audit du parc avant de proposer un forfait sait qu'un forfait se dimensionne sur ce qui existe.
Questions fréquentes
Mon prestataire peut-il refuser de me rendre mes accès ?
Il ne peut pas refuser de restituer vos données personnelles : l'article 28 du RGPD prévoit la suppression ou le renvoi, au choix du client. Les accès techniques relèvent du contrat, d'où l'intérêt d'une clause de réversibilité écrite à la signature.
Faut-il prévenir le prestataire actuel avant d'en chercher un autre ?
Rien n'y oblige. Il est plus prudent de vérifier d'abord l'état réel de vos accès et de votre contrat. La passation se passe ensuite mieux quand elle est annoncée et organisée.
Combien de temps prévoir ?
Cela dépend surtout du fait que les comptes administrateur, le domaine et les licences soient déjà au nom de l'entreprise. Sinon, c'est leur récupération qui dicte le calendrier.
Doit-on tout changer en même temps ?
Non. Supervision, support et accès peuvent basculer d'un coup. Une migration de messagerie ou un changement d'hébergement gagnent à être traités comme des projets séparés, après la reprise.
